借助RFID射频识别系统，通过对档案柜及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描，可以对档案进行储位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。 RFID应用于档案管理的优势
1. 非接触式数据采集
2. 快速扫描，且一次性数据处理量大
3. 标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用
4. 数据安全性高
5. 标签耐用性好
6. 标签体积小型化、形状多样化
7. 标签可重复使用
8. 穿透性和无屏障阅读
9. 标签具有EAS防盗功能
RFID智能化档案管理系统特点
1. 可实现档案资料无序存放、有序管理，利用RFID技术存取、检索档案，能自动查询到档案的所在位置同时打开相对应架体并进行语音、灯光提示。
2. 档案数据录入完成后，自动生成识别码，并通过RFID打印机主动RFID条形码。
3. 上架过程中，可进行多档案盒同时上架存放，通过无线数据采集器对档案盒上的RFID条形码进行扫描，采集器实时把采集到得数据上传至电脑数据库，上架的档案盒仓位位置通过红外感应器采集传输给电脑数据库，数据库对档案盒和仓位自动进行绑定，无需手动操作。
4. 档案管理人员通过操作档案管理系统，点击模拟档案柜进行业务操作时，档案柜相应列自动打开，与所需档案盒存储层相对应的LED指示灯自动闪烁，指示操作人员准确无误的找到所需档案盒提取资料，同时进行声音播报所需档案盒位置信息，以防错存、错取。当档案柜相应列打开时，该列的照明灯会自动点亮，提供对档案盒业务操作时的照明条件。
5. 使用无线数据采集器可对库内档案快速盘点，以便及时发现缺少、盈余或存放错位的档案。 
